Гостевые аккаунты

к сведению

Доступно для тарифов Профессиональный и Корпоративный

Гостевые учетные записи - это способ совместной работы с участниками пространства, например с поставщиками и подрядчиками, не входящими в вашу организацию, путем контроля их доступа к каналам и членам команды. Например, гостевые учетные записи можно использовать для совместной работы с клиентами по вопросам поддержки или для работы над проектом веб-сайта с ресурсами внешней дизайнерской фирмы.

Гости могут:

• Прикреплять сообщения к каналам

• Использовать slash-команды (за исключением команд с ограниченным доступом, таких как приглашение участников, переименование каналов, изменение заголовков и т. д.)

• Избранные каналы

• Отключать звук на каналах

• Обновлять свой профиль

• Использовать иные методы аутентификации, чем другие пользователи

Гости не могут:

• Создавать публичные каналы

• Присоединяться к открытым командам

• Создавать прямые или групповые сообщения с пользователями, которые не находятся на том же канале.

• Приглашать людей

к сведению

Гостевые аккаунты являются бесплатными пользователями в вашем рабочем пространстве. При входе в систему гости не добавляются автоматически в каналы General и Offtop по умолчанию. Гостей нужно приглашать/добавлять в эти каналы вручную.

Включение гостевых учетных записей

1. Перейдите в раздел Системная консоль > Аутентификация > Гостевой доступ.

2. Установите для параметра Включить гостевой доступ значение true.

3. (Необязательно) Укажите гостевые домены в белом списке, которые допустимы для гостевого доступа. Это позволяет Системному Администратору установить список разрешенных гостевых доменов.

4. (Необязательно) Установите значение Enforce Multi-factor Authentication в true. Если вы применяете MFA для своих пользователей, вы можете выбрать опцию, чтобы также применять MFA для гостевых пользователей.

к сведению

Если у вас есть ограничения на домен команды, вам также необходимо добавить гостевой домен в Системной консоли > Управление пользователями > Команды. Выберите команду, затем включите опцию Только определенные домены электронной почты могут присоединиться к этой команде

Аутентификация гостей

Гости могут получить доступ к серверу Loop через приглашение по электронной почте и пройти аутентификацию с помощью AD/LDAP или SAML 2.0.

Прежде чем продолжить, убедитесь, что метод аутентификации, который вы хотите использовать, правильно настроен на вашем сервере и включен в Loop. Шаги по настройке и техническая документация приведены в разделе Настройка Active Directory/LDAP и SAML SSO.

Преобразование пользователя-участника в гостя не изменит каналы, в которых он находится. Однако им будет запрещено открывать дополнительные каналы, и они не смогут направлять сообщения/групповые сообщения пользователям за пределами каналов, в которых они находятся. Их могут добавлять в каналы Системные Администраторы и другие роли, имеющие соответствующие разрешения на приглашение гостей.

Приглашение гостей на сервер Loop по электронной почте

Гости могут быть приглашены в один или несколько каналов Loop в команде Системными Администраторами и другими лицами, имеющими соответствующие права на приглашение гостей. Гость может быть приглашен в каналы нескольких команд.

к сведению

Приглашения гостей аннулируются через 48 часов в соответствии с процессом отправки приглашений по электронной почте. Если ваш гость не принял приглашение в течение этого периода, выполните следующие действия, чтобы повторно отправить приглашение гостю.

Для приглашения гостей в один или несколько каналов Loop:

1. Перейдите в Системную консоль > Регистрация > Включить приглашения по электронной почте, чтобы включить приглашения по электронной почте.

2. Выберите название своей команды в верхней части боковой панели канала и выберите Пригласить людей.

3. Выберите Пригласить гостей.

4. Введите адрес электронной почты гостя.

5. Выберите каналы, к которым гость может присоединиться (за исключением управляемых команд).

6. (Необязательно) Введите пользовательское сообщение.

Настройка аутентификации AD/LDAP

Если фильтр Гость в Loop включен, он определяет внешних пользователей, чья роль в AD/LDAP является гостевой и которые приглашены присоединиться к вашему серверу Loop. Эти пользователи будут иметь роль гостя сразу же при первом входе в систему вместо стандартной роли пользователя. Это избавляет от необходимости вручную назначать роль в Системной консоли.

1. Перейдите в Системную консоль > Аутентификация > Гостевой доступ, чтобы включить гостевой доступ

2. Перейдите в Системную консоль > Аутентификация > AD/LDAP

3. Заполните поле Гостевой фильтр

4. Выберите Сохранить

Если у гостевого пользователя Loop удалена роль гостя в системе AD/LDAP, процесс синхронизации не будет автоматически переводить его в роль пользователя-участника. Это делается вручную через Системную консоль > Управление пользователями. Если у пользователя-участника добавлен атрибут "Гость", процесс синхронизации автоматически понизит его до роли гостя.

Если гость входит в систему, не имея никаких каналов, назначенных для его учетной записи, ему рекомендуется обратиться к Системному Администратору Loop.

Настройка аутентификации SAML 2.0

Если атрибут "Гость" включен, Loop идентифицирует внешних пользователей, чье утверждение SAML является гостевым и которые приглашены присоединиться к вашему серверу Loop. При первом входе в систему вместо роли Участник, по умолчанию, к этим пользователям будет применена роль Гость. Это избавляет от необходимости вручную назначать роль в Системной консоли.

Если у гостевого пользователя Loop удалена роль гостя в системе SAML, процессы синхронизации не будут автоматически повышать его до роли пользователя-участника. Это делается вручную через Системную консоль > Управление пользователями. Если у пользователя-участника добавлен атрибут "Гость", процессы синхронизации автоматически понизят его до роли гостя.

Для включения гостевого доступа, перейдите в раздел Системная консоль > Гостевой доступ.

1. Перейдите в Системную консоль > Аутентификация > SAML 2.0

2. Заполните поле Атрибут гостя

3. Выберите Сохранить

Если гость входит в систему, не имея ни одного канала, назначенного для его учетной записи, ему рекомендуется обратиться к Системному Администратору Loop.

Настройки разрешений для гостей

В Корпоративном и Профессиональном Loop, вы можете контролировать, какие пользователи могут приглашать гостей. По умолчанию только Системные Администраторы могут приглашать гостей.

В Корпоративном тарифе Loop есть дополнительные разрешения, которые можно настроить в разделе Системная консоль > Управление пользователями > Разрешения > Системная схема, чтобы контролировать возможности гостя:

• Редактировать сообщения

• Удалять посты

• Публиковать реакции

• Создавать приватные каналы с участниками, с которыми им разрешено сотрудничать

Идентификация гостей

Гости идентифицируются с помощью иконки "Гость", если только ваш Системный Администратор не отключил иконки гостей. Когда этот значок виден, он отображается в различных местах интерфейса Loop, например, в профиле гостя и рядом с его именем в списках пользователей, включая @mentions. Кроме того, когда значки видны, и гости добавляются на канал, системное сообщение уведомляет других участников канала о том, что добавленный пользователь является гостем.

Также, когда видны иконки гостей, каналы, содержащие гостей, отображают сообщение: У этого канала есть гости.

Управление гостями

Добавление гостей в дополнительные каналы

Пользователи с правами на приглашение гостей могут приглашать их в дополнительные каналы. В каналах будет опубликовано системное сообщение, чтобы сообщить другим пользователям о добавлении гостя.

Удаление гостей из каналов и команд

Гостей можно удалить с канала через Управление участниками или с помощью slash-команд /kick или /remove

Если гость был удален из всех каналов в команде, и если он принадлежит к другим командам, он, по умолчанию, перейдет к последнему каналу в команде, к которой он имел доступ. Если гость удален из всех каналов во всех командах, он попадет на экран, сообщающий ему, что у него нет доступных каналов.

Повышение и понижение ролей пользователей

• Системные Администраторы могут перевести пользователя из статуса участника в статус гостя, обновив его роль в Системной консоли > Управление пользователями > Пользователи. Выберите пользователя, а затем выберите Понизить до Гостя. Все системные и пользовательские роли, назначенные пользователю, будут удалены. Системные Администраторы также должны очистить все сеансы пониженного в должности гостя, выбрав гостевого пользователя и выбрав Отменить сессии.

• Пониженный гостевой пользователь сохраняет свои существующие членства в каналах и командах, но ему запрещено создавать публичные каналы и взаимодействовать с пользователями за пределами каналов, в которых он находится. Это полезно, если вы уже сотрудничаете с внешними подрядчиками и хотите ограничить их возможности в Loop.

• Системные Администраторы также могут повысить статус гостя до участника, обновив его роль в Системной консоли > Управление пользователями > Участники. Выберите гостя, а затем выберите Сделать участником.

Вы можете отфильтровать список в Системной консоли > Управление пользователями > Участники, чтобы просмотреть всех гостей в системе.

Отключение гостевых учетных записей

Для отключения функции гостевых учетных записей, перейдите в Системную консоль > Аутентификация > Гостевой доступ, а затем установите для параметра Включить гостевой доступ значение Нет (False). Чтобы деактивировать отдельные учетные записи гостей, перейдите в Системную консоль > Управление пользователями > Пользователи. Найдите пользователя, а затем выберите Деактивировать. Вы можете повторно активировать отдельные гостевые учетные записи, выбрав Активировать.

• Когда одна гостевая учетная запись деактивирована или функция гостевой учетной записи отключена, гости помечаются как неактивные, выходят из Loop, и все гостевые сессии аннулируются.

• Если вы используете AD/LDAP и параметр гостевого доступа отключен, фильтр гостей и существующие гостевые пользователи в Системной консоли деактивируются. Кроме того, нельзя приглашать или добавлять новых гостей, используя фильтр в качестве метода аутентификации. Если учетные данные предыдущего гостя соответствуют пользовательскому фильтру (единственному фильтру, который активен при отключенном гостевом доступе), то при следующем входе в систему он будет активирован и переведен в разряд участников.

• Аналогично для SAML: при отключении параметра гостевого доступа деактивируется атрибут Гость и существующие гостевые пользователи в Системной консоли. Кроме того, нельзя приглашать или добавлять новых гостей, используя атрибут в качестве метода аутентификации. Если учетные данные предыдущего гостя соответствуют атрибуту пользователя (единственный атрибут, который активен при отключении гостевого доступа), то при следующем входе в систему он будет активирован и переведен в разряд участников.

• Отключить отдельные гостевые учетные записи можно в Системной консоли > Управление пользователями через Управление участниками. При отключении отдельной учетной записи гостя или отключении этой функции гость будет помечен как неактивный, выйдет из Loop, а все его сессии будут аннулированы.

Восстановление гостевых учетных записей

• Когда гостевой доступ снова включен для AD/LDAP, гостевой фильтр восстанавливается.

• Новые пользователи, соответствующие гостевому фильтру, будут аутентифицироваться как новые гостевые пользователи при входе в систему.

• Предыдущие гостевые пользователи будут активированы при следующей синхронизации. Если их учетные данные по-прежнему соответствуют гостевому фильтру, они сохранят свой гостевой статус. Если они больше не соответствуют гостевому фильтру, но соответствуют пользовательскому фильтру, они не будут автоматически повышены до статуса пользователя при входе в систему - это необходимо сделать вручную. Если предыдущий гость был повторно активирован в качестве пользователя-участника, когда гостевой доступ был отключен, и теперь он снова идентифицируется по фильтру "Гость", он будет автоматически понижен до статуса "Гость" при входе в систему.

• Аналогично для SAML: при повторном включении гостевого доступа атрибут SAML Гость восстанавливается. Новые пользователи, соответствующие атрибуту Гость, будут аутентифицироваться как новые гостевые пользователи при входе в систему.

• Предыдущие гостевые пользователи будут активированы при следующей синхронизации. Если их учетные данные по-прежнему соответствуют атрибуту Гость, они сохранят свой гостевой статус. Если они больше не соответствуют атрибуту гостя, но соответствуют фильтру пользователя, они не будут автоматически переведены в статус пользователя при входе в систему - это необходимо сделать вручную. Если предыдущий гость был повторно активирован как пользователь-участник, когда гостевой доступ был отключен, и теперь снова идентифицируется по атрибуту Гость, он будет автоматически понижен до Гостя при входе в систему.

Часто задаваемые вопросы

Как взимается плата за гостевые учетные записи?

Гостевые аккаунты являются бесплатными, но доступны на тарифах Профессиональный и Корпоративный.

Могу ли я установить дату истечения срока действия для гостей?

Да, вы можете использовать бота Guest Control App, для получения дополнительной информации напишите нам на support@loop.ru.

Можно ли применять MFA выборочно?

Если MFA применяется для ваших пользователей, его можно применить и к учетным записям гостей. Гости могут настроить MFA, перейдя в настройки Профиль > Безопасность. Если MFA не применяется для ваших пользователей, ее нельзя применить к гостевым учетным записям.

Как я могу подтвердить личность моих гостей?

Гостей можно аутентифицировать с помощью SAML и/или AD/LDAP, чтобы гарантировать, что войти в систему сможет только названный гость. Кроме того, можно внести домены в белый список через Системную консоль > Аутентификация > Гостевой доступ > Гостевые домены в белом списке.