Политика сохранения данных
По умолчанию Loop хранит всю историю сообщений, предоставляя неограниченную историю поиска Системным Администраторам и конечным пользователям.
Для работы запланированных заданий по сохранению данных необходимо, чтобы глобальная политика сохранения файлов и глобальная политика сохранения сообщений в конфигурационном файле 'config.json' были установлены в значение 'true'. По умолчанию эти параметры отключены.
После удаления сообщения или файла это действие становится необратимым. Пожалуйста, будьте осторожны при настройке глобальных или пользовательских политик хранения данных.
Настройка глобальной политики хранения данных
Чтобы настроить глобальную политику хранения данных, выполните следующие действия:
Перейти в раздел Системная консоль > Комплаенс > Политика хранения данных.
В меню, расположенном справа от таблицы Глобальная политика сохранения данных, выбрать Изменить.
Задать глобальную политику хранения для сообщений канала и прямых сообщений, выбрав из выпадающего списка опцию Удержание каналов и прямых сообщений, а затем установить срок хранения этих сообщений. По истечении заданного времени сообщения и файловые вложения старше установленного срока будут удалены. Минимальный срок хранения составляет один день.
Выбрать в раскрывающемся списке опцию хранения файлов. Задать количество дней или лет, в течение которых будут храниться файлы. По истечении заданного времени загруженные файлы, возраст которых превышает установленный срок, будут удалены из системы хранения файлов (либо с локального диска, либо с сервиса Amazon S3, как указано в разделе Системная консоль > Среда > Файловое хранилище. Минимальный период хранения составляет один день. Глобальная файловая политика удаляет все файлы независимо от того, находятся ли они в прямом сообщении, личном или публичном канале.
В разделе Журнал политики выбрать Изменить, чтобы указать время начала ежедневного запланированного задания по сохранению данных. Выбрать время, когда системой пользуется меньше людей.
Выбрать Сохранить. Сообщения и файлы, возраст которых превышает заданную продолжительность, будут удаляться в указанное серверное время, в зависимости от ситуации.
Настройка пользовательской политики хранения данных
Чтобы настроить пользовательскую политику хранения данных, выполните следующие действия:
Перейти в раздел Системная консоль > Комплаенс > Политика хранения данных.
Выбрать Добавить политику справа от таблицы Настраиваемая политика удержания.
Указать имя политики.
Задать пользовательскую политику хранения для каналов и прямых сообщений, выбрав в раскрывающемся списке опцию Удержание каналов и прямых сообщений, а затем установить время хранения загруженных файлов. По истечении заданного времени сообщения и вложения файлов, возраст которых превышает установленный вами срок, будут удалены. Минимальный срок хранения составляет один день.
Назначить команды и каналы для этой политики, выбрав пункт Добавить команды и выполнив поиск определенной команды, или выбрав пункт Добавить каналы и выполнив поиск определенного канала. Если указаны только команды, то все каналы выбранных команд будут включены в политику.
В разделе Журнал политики выбрать Изменить, чтобы указать время начала ежедневного запланированного задания по сохранению данных. Выбрать время, когда системой пользуется меньше людей. Если время уже задано для глобальной политики хранения, то это же время применяется и к пользовательским политикам хранения данных.
Сохранить настройки. Сообщения и файлы, возраст которых превышает заданную продолжительность, будут удалены в указанное серверное время, в зависимости от ситуации.
Запуск задания удаления вручную
Вы также можете запустить процесс удаления вручную в любое время, выбрав Системная консоль> Комплаенс >Добавить политику политика хранения данных
При использовании сохранения данных и ElasticSearch убедитесь, что для параметра ElasticSearch aggregate search indexes установлено значение, превышающее значение политики сохранения данных в днях.
Часто задаваемые вопросы (FAQs)
Что происходит при удалении сообщения?
Сообщение удаляется из пользовательского интерфейса Loop и удаляется из таблицы 'Posts'. Сообщение больше не подлежит поиску и не может быть найдено в списках Закрепленные сообщения или Сохраненные сообщения.
Ответы, которые не превысили продолжительность сообщения, по-прежнему отображаются в пользовательском интерфейсе. Однако дальнейшие ответы уже невозможны.
Если к сообщению был прикреплен файл, то он будет удален только из пользовательского интерфейса.
Что происходит, когда файл удаляется в соответствии с политикой хранения файлов?
Прикрепленный файл удаляется из пользовательского интерфейса Loop, удаляется из таблицы 'FileInfo', а также с локального диска или из сервиса Amazon S3, как указано в Системной консоли > Environment > File Storage.
Почему старый файл не удалился после выполнения задания на удаление?
Проверьте, что удаление данных прошло успешно в таблице заданий удаления в Системной консоли > Комплаенс > Политика хранения данных.
Удалите папку 'teams/' в корневой директории хранилища Loop.
Обратите внимание, что эти файлы все равно будут удалены из пользовательского интерфейса Loop.
Почему в таблице заданий на удаление я вижу Отложено* без подробностей?
Это обычно означает, что выполняется другое задание по сохранению данных. Это можно проверить в таблице заданий на удаление в Системной консоли > Комплаенс > Политика хранения данных.
Как осуществляется хранение данных в мобильных приложениях?
Когда сообщения или файлы удаляются, они больше не доступны для поиска в мобильных приложениях Loop.
В версии 1.5 и более поздних версиях приложений для iOS и Android сообщения и файлы удаляются из локального хранилища в следующих случаях, если они превышают срок действия политики хранения:
Когда пользователь открывает приложение.
Когда пользователь переводит приложение в фоновый режим.
В версии 1.4 и более ранних версиях мобильных приложений сообщения и файлы не удаляются из локального хранилища, если включена политика сохранения данных.
Как узнать, что задание по сохранению данных не выполнено?
Loop предоставляет информацию о состоянии каждого задания по сохранению данных в Системной консоли > Комплаенс > Политика хранения данных. Здесь можно увидеть, удалось или не удалось выполнить задание, включая подробную информацию об ошибке.
Кроме того, информация о любых сбоях возвращается в журналы сервера. Журнал ошибок начинается со строки 'Failed job' и содержит пару ключ/значение 'job_id'. Сбои в заданиях удержания данных идентифицируются по имени рабочего EnterpriseDataRetention. При желании можно создать сценарий, который программно запрашивает такие сбои и уведомляет соответствующую систему.
Что происходит при изменении периода хранения данных?
Сохранение данных выполняется раз в сутки в то время, которое указано в файле 'config.json'. Изменение периода хранения не приводит к автоматическому планированию дополнительного запуска задания по хранению данных - изменяется только время хранения данных в Loop.
Получает ли Системный Администратор какое-либо уведомление при изменении периода хранения данных?
Нет, новая конфигурация обновляется, но системный администратор не получает никаких уведомлений о том, какие последствия будут иметь изменения (например, сообщение о том, сколько сообщений должно быть удалено).
Влияет ли задание сохранения данных на таблицу аудитов?
До версии 5.20 задание на сохранение данных удаляло всю активность пользователя, соответствующую конфигурации времени сохранения данных. Начиная с версии 5.20, в таблице аудита будет сохраняться активность пользователей, соответствующая конфигурации времени хранения данных.
Включает ли задание на сохранение данных архивные каналы?
Задание сохранения данных затрагивает сообщения и вложения в архивных каналах. Если возраст сообщения превысит время, заданное для задания сохранения данных, оно будет удалено из базы данных.
Сколько времени занимает выполнение запроса на удаление и влияет ли это на производительность сервера?
При сохранении данных фактический запрос на удаление выполняется пакетно, удаляя данные блоками по 1000 записей в каждом запросе. Это делается для того, чтобы база данных не блокировалась на длительное время при выполнении длинных запросов. При соблюдении этого ограничения время выполнения запроса в самой базе данных не превышает нескольких миллисекунд.
Удаление каждой порции данных производится на основе индексов, что позволяет быстро выполнять запросы на небольших порциях. Это позволяет серверу оставаться полностью отзывчивым во время выполнения процесса.
Как узнать, выполняется/запланировано ли задание по сохранению данных?
Планировщик заданий запускает задание на сохранение данных по времени, указанному в настройках конфигурации. В это время выводится строка журнала уровня 'DEBUG: Scheduling data retention job'.
Когда сервер заданий принимает это запланированное задание для выполнения, генерируется строка журнала уровня 'DEBUG: Worker EnterpriseDataRetention: Получено новое задание-кандидат'.
По завершении выполнения задания формируется журнал уровня 'INFO: Worker EnterpriseDataRetention: Задание выполнено'.